15 правил этикета для электронной переписки

Email, письмо, этикет, переписка, советы, правила

Работники тратят, в среднем, около четверти рабочей недели, прочесывая сотни электронных писем. Несмотря на то, что мы уже успели прилипнуть к своим кнопкам «Ответить», карьерный коач Барбара Пэчтер говорит, что масса профессионалов до сих пор не знает, как уместно пользоваться электронной почтой.

Из-за явного и чрезмерного шума писем, которые мы читаем и пишем, мы можем быть склонны совершать неловкие ошибки, которые могут иметь серьезные последствия. Пэчтер рассказывает об основных принципах современного этикета электронной переписки в своей книге «Основы делового этикета». Мы собрали самые основные правила, которые вам следует знать.

1. Пишите чёткую и понятную тему письма

Примерами хороших тем письма являются: «Дата совещания изменена», «Быстрый вопрос по поводу вашей презентации» или «Советы по поводу предложения». «Люди зачастую принимают решение о том, открывать письмо или нет, основываясь на его теме», — говорит Пэчтер. «Выбирайте тему, которая даст читателям знать о том, о каких вопросах или деловых проблемах в нём будет идти речь».

2. Используйте профессиональный электронный адрес

Если вы работаете на компанию, то вы должны использовать корпоративный электронный адрес. Но, если вы используете личный аккаунт электронной почты – не важно, являетесь ли вы фрилансером или используете её для личной переписки – вы должны быть осторожны в выборе адреса, говорит Пэчтер. Вы всегда должны иметь электронный адрес, который содержит ваше имя, чтобы получатель знал, кто конкретно присылает ему письмо.
.
3. Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку «ответить всем»

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма бывает сложно, учитывая, как много людей получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или при помощи всплывающих окон на их компьютерах. Воздержитесь от нажатия кнопки «ответить всем», если вы не уверенны до конца, что все люди в списке должны получить ваше электронное письмо, говорит Пэчтер.

4. Включайте блок подписи

Предоставляйте читателям немного информации о себе, рекомендует Пэчтер. «В основном, подпись должна включать в себя ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая ваш телефонный номер. Вы также можете добавить туда немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или иллюстрациями».

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте просторечные, разговорные приветствия, вроде «Привет, ребята», «Здорово», «Привет, народ». «Расслабленная природа наших писем не должна влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет – это очень неформальное приветствие и в большинстве случаев его не стоит использовать на рабочем месте. Слово ‘здорово’ тоже не совсем подходит. Используйте ‘здравствуйте’ или ‘добрый день’ вместо них».

6. Не злоупотребляйте восклицательными знаками

Если вы решили воспользоваться восклицательным знаком, то используйте его лишь в тех случаях, когда хотите передать своё волнение, говорит Пэчтер. «Иногда люди слишком увлекаются и ставят массу восклицательных знаков в конце предложения. В результате письмо может стать слишком эмоциональным или инфантильным», — пишет она. «Во время письма восклицательные знаки следует использовать с большой осторожностью».

7. Подходите к юмору с осторожностью
Юмор может запросто потерять свой изначальный смысл без правильного выражения лица. В профессиональной переписке лучше оставить юмор за границами, если вы точно не уверены, что получатель письма правильно воспримет вашу шутку. Кроме того, фраза, которая может казаться вам смешной, не обязательно покажется смешной другому человеку.

8. Помните, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному

Хорошее правило, которое следует держать в голове, по мнению Пэчтер, заключается в том, что в культурах, где принято общаться лично (японская, арабская или китайская), люди хотят предварительно познакомиться с вами, прежде чем иметь с вами какие-то дела. Отсюда следует и тенденция деловых людей из этих стран быть более личными в своих письмах.

9. Отвечайте на ваши электронные письма – даже если оно было предназначено не для вас

Отвечать на абсолютно все полученные электронные письма может быть сложно, но вы точно должны попытаться, говорит Пэчтер. Этот совет включает в себя случайно присланные электронные письма, которые были предназначены не вам, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ на письмо не является обязательным, но такой шаг соответствует духу этикета электронных переписок, особенно если отправитель письма работает в той же компании или в той же сфере, что и вы.

10. Перечитывайте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вы можете быть подвергнуты осуждению за эти ошибки», — говорит Пэчтер. Не полагайтесь на орфографическую проверку. Читайте и перечитывайте ваши электронные письма по несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять их.

11. Добавляйте электронный адрес в последнюю очередь.

«Вы явно не хотите, чтобы ваше письмо случайно отправилось человеку, прежде чем вы закончите писать его и проверите его на ошибки», — говорит Пэчтер. «Даже когда вы отвечаете на чье-то письмо, хорошей мерой предосторожности будет удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверенны в том, что письмо готово к отправке».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя.

Пэчтер советует уделять огромное внимание тому, как вы пишите имя получателя в вашей адресной книге в строке «Кому». «Очень легко вписать неправильное имя, что может смутить как вас, так и человека, который получит это письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты

Фиолетовый Comic Sans имеет своё место и время (а имеет ли?), но для деловой переписки лучше выбирать классические шрифты, цвета и размеры шрифта. Главное правило: ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми. «В основном, лучше всего отдать предпочтение размеру шрифта в 10-12 пунктов и хорошо читаемый шрифт, вроде Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пэчтер. В качестве цвета чёрный будет самым безопасным выбором.

14. Следите за своим тоном.

Точно так же как в процессе написания могут теряться шутки, ваша внутренняя интонация может быть неправильно истолкована без контекста, начиная с вашего голоса и заканчивая выражением лица. Соответственно, становится гораздо проще показаться более резким, чем вы сами хотели. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

15. Ничто не остается конфиденциальным – поэтому пишите соответственно

«В качестве базового правила следует помнить, что другие люди могут увидеть то, что вы пишете», — говорит она. «Поэтому не пишите о вещах, о которых вам бы не хотелось рассказывать другим людям». Если говорить более свободно: не пишите ничего, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронные письма невероятно легко переслать, поэтому лучше следовать базовым мерам безопасности, а не извиняться в дальнейшем.

Мне интересно и важно знать ваше мнение, с удовольствием прочитаю ваш комментарий по теме и подискутирую в форме обсуждения расположенной ниже. Велкам!

By |2018-12-19T20:14:52+03:00Май 10th, 2019|Categories: О работе|Tags: , , , , , |0 Comments

About the Author:

Igor Mylnikov
работаю с людьми с 1981 года, опыт и навыки управления некоммерческими организациями, волонтерскими группами, коммерческими организациями объединенными в холдинг, в федеральной компании крупно-оптовых продаж с филиальной сетью и с опытом ее построения с ноля в течение года. Все это время практикую и внедряю накопленные знания и опыт в нематериальной мотивации персонала, обучении и наставничестве в коммерческих отделах, планировании и контроле исполнения задач в коммерческих и некоммерческих организациях и пр. Если у вас есть интересная задача для меня, просто пришлите офер в форме контактов в нижней части страниц, я обязательно отвечу.

Вы можете оставить комментарий

Leave A Comment