Как эффективно использовать рабочее время?

Рабочее время, тайменеджмент, организация, эффективность, план

Человеческий мозг не может работать в аварийном режиме без перерывов на отдых. Внимание способно отвлекаться от текущих моментов в работе даже без нашего ведома.

Есть такой термин – «блуждающее сознание». Он означает, что человеческий мозг, занятый какой-то рабочей задачей, самопроизвольно отвлекается от нее и начинает продуцировать мысли совершенно далекие от этой задачи. Можно сказать и так: это свободный полет мысли в безмерном пространстве.

О чем человек думает в такие моменты? Да о чем угодно!
• О своих семейных проблемах, о необходимости приобретать продукты, о том, что приготовить на ужин, о плохом поведении детей.
• О любимых мужчинах своей жизни и о женщинах – как любимых, так и не очень.
• О том, что приобрести нового из одежды в этом сезоне.
• О своем автомобиле.
• Мечтает о поездке на отдых или о покупке нового дома.

Список можно продолжать бесконечно долго, но для нас важнее осознание того, что какая-то довольно значительная часть рабочего времени уходит впустую.

Хотя, нужно честно признать, что в феномене «блуждающего сознания» есть и положительные моменты – оно более креативно. Отвлекаясь в свободный полет, оно может неожиданно для самого обладателя, найти совершенно новый вариант решения рабочей проблемы, над которой человек долго и часто без всякого результата бился.

Второй немаловажный фактор потери рабочего времени – это неэффективное его использование.

На те многочисленные помехи в работе, которые нарушают плавное течение трудового процесса:
• телефонные звонки и разговоры;
• незапланированные посетители;
• ожидание приема у начальника;
• долгое ожидание назначенной встречи;
• затяжные совещания;
• частые переключения с одного вида деятельности на другой по приказу непосредственного начальника;
• разные отвлекающие моменты, такие как: нерабочие разговоры, перекуры, чайные и кофейные перерывы, перекусы за рабочим столом – тайное или явное заедание стресса.

А если к этому еще приплюсовать время на «блуждающее сознание», которое порой незаметно ни самому сотруднику, ни его коллегам, то получается достаточно внушительная цифра – почти треть рабочего дня.

Именно по этим причинам многие сотрудники часто не успевают справиться со своей запланированной рабочей нормой и попадают в цейтнот. И чтобы исправить ситуацию, им приходится задерживаться на рабочем месте, работать допоздна, работать на пределе возможностей, перерабатывать, получая при этом синдром хронической усталости.
Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем.

Один из руководителей среднего ранга Питер Друкер сказал в своем выступлении перед сотрудниками компании: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно, и она настаивает на этом, что не уволю ее, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение достаточно долгого времени, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

А успех всей компании напрямую зависит от того, как сами руководители разного уровня сознательно и системно используют свое рабочее время, и как они могут организовать не только работу, но и учет рабочего времени своих сотрудников.

И, в первую очередь, предпосылкой того, что в рабочем коллективе можно что-то качественно изменить для улучшения эффективности всей компании в целом – это провести анализ использования рабочего времени.

Самой первой и самой важной задачей этого анализа является:

1. Составление описи всех видов деятельности, выбранной контрольной группы сотрудников за определенное количество рабочих дней. Каждый сотрудник заполняет рабочие таблицы сам.
2. Проведение анализа каждого вида деятельности и расход рабочего времени.
3. Анализ «дневных помех», то есть незапланированных перерывов в работе.

При заполнении анализа видов деятельности и расхода времени необходимо сразу же проводить регистрацию как самой деятельности, так и расход на нее рабочего времени, избегая более поздних записей по памяти, фиксировать необходимо все виды деятельности.

В форме «Дневные помехи» необходимо заносить все «помехи», которые нарушают и тормозят трудовой процесс, или перерывы в работе.

Обработка формы «Анализ помех» проводится по следующей схеме:
• Какие помехи по оценке сотрудника самые дорогостоящие?
• Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
• Какие посещения оказались ненужными?
• Какие телефонные разговоры могли бы быть гораздо короче и эффективнее?

Это дает возможность каждому сотруднику не только оценить собственный рабочий стиль, но и определить, в каких ситуациях он больше всего теряет рабочее время.

К примеру:
• отрывающие от дел телефонные звонки;
• плохое планирование трудового дня – неточно определен приоритет задач;
• личная неорганизованность – долгие поиски записей, адресов, телефонных номеров;
• незапланированные посетители;
• неполная или запоздалая информация по существу предстоящей работы;
• отвлечения;
• затяжные совещания;
• неожиданный перевод на другой род деятельности;
• спешка, нетерпение, тревога;
• желание все делать самым лучшим образом, что ведет к навязчивому поиску ошибок и длительной перепроверке каждого документа.

Мне интересно и важно знать ваше мнение, с удовольствием прочитаю ваш комментарий по теме и подискутирую в форме обсуждения расположенной ниже. Велкам!

About the Author:

Igor Mylnikov
работаю с людьми с 1981 года, опыт и навыки управления некоммерческими организациями, волонтерскими группами, коммерческими организациями объединенными в холдинг, в федеральной компании крупно-оптовых продаж с филиальной сетью и с опытом ее построения с ноля в течение года. Все это время практикую и внедряю накопленные знания и опыт в нематериальной мотивации персонала, обучении и наставничестве в коммерческих отделах, планировании и контроле исполнения задач в коммерческих и некоммерческих организациях и пр. Если у вас есть интересная задача для меня, просто пришлите офер в форме контактов в нижней части страниц, я обязательно отвечу.

Вы можете оставить комментарий

Leave A Comment