Как составить должностную инструкцию для сотрудников секритариата

Как составить должностную инструкцию для сотрудников секритариата
Принимаем на работу секретаря

Если в организации во всю кипит бумажная работа, ни один день не проходит без заключения каких-либо договоров, издания распорядительных и прочих документов, то, наверняка, там никак не обойтись без сотрудников секретариата: секретаря, делопроизводителя либо секретаря-референта. Безусловно, у этих должностей есть свои различия, но все они выступают в роли технических работников данного отдела.

Если и в вашей компании оказалось вакантной подобная должность, то пожелаем вам как можно быстрей найти отличного специалиста, если же вы определились с кандидатом, то стоит приступить к его трудоустройству. Конечно, в каждом отдельно взятом случае и график работы, и зарплата, и необходимые для выполнения функции, и требуемый уровень образования будет различаться. Поэтому все эти требования к работнику и предлагаемые условия труда обсуждаются еще на этапе собеседования, а потом подлежат документальной фиксации – в трудовом договоре и иных актах.

Что касается должностных обязанностей, то их тоже необходимо конкретно определить и обсудить с новым сотрудником. И тут вовсе не уместны такие размытые понятия, как «работа с документами»: ведь где-то секретариат занимается полным спектром документооборота, а где-то – лишь подшивает подписанные приказы и т.п. Поэтому те функции, которые должен выполнять работник, должны быть четко определены. Документом, который будет содержать в себе обязанности секретаря, является его должностная инструкция – обычно она составляется отдельно, но может идти и приложением к трудовому договору.

Инструкция для работников секретариата

Составлением должностных инструкций обычно занимаются кадровые работники, к этому документы нет особых требования, вполне допустима свободная форма. Но если говорить в общих чертах, то в инструкцию обычно включается такая информация:

  • Трудовые функции, которые вверяются сотруднику;
  • Требуемый от сотрудника уровень образования и квалификации;

Список тех знаний, умений и навыков, которые человек должен применять в процессе своей трудовой деятельности.

Если вам требуется составить должностную инструкцию секретаря, то воспользуйтесь шаблоном в сервисе FreshDoc: за считанные минуты вы получите грамотный и полноценный документ, полностью отвечающий вашим индивидуальным требованиям. Все, что от вас потребуется, это определиться с такими моментами:

  • Как будет именоваться должность (согласно имеющемуся штатному расписанию), на которую вы нанимаете человека);
  • Какими документами будет регламентирована деятельность сотрудника секретариата;

 

Будет ли у секретаря непосредственный руководитель

После формирования инструкции вам останется всего лишь заполнить её имеющимися данными, распечатать в двух экземплярах и ознакомить с ней письменно принимаемого на работу в секретариат человека.

И помните, нет инструкции безупречной и на годы и века. Советую определить ее срок как один календарный года. А спустя время если вы видите что в текст стоит внести дополнения, сделайте это и издайте на новый период и так непрерывно.

 

Мне интересно и важно знать ваше мнение, с удовольствием прочитаю ваш комментарий по теме и подискутирую в форме обсуждения расположенной ниже. Велкам!

About the Author:

Igor Mylnikov
работаю с людьми с 1981 года, опыт и навыки управления некоммерческими организациями, волонтерскими группами, коммерческими организациями объединенными в холдинг, в федеральной компании крупно-оптовых продаж с филиальной сетью и с опытом ее построения с ноля в течение года. Все это время практикую и внедряю накопленные знания и опыт в нематериальной мотивации персонала, обучении и наставничестве в коммерческих отделах, планировании и контроле исполнения задач в коммерческих и некоммерческих организациях и пр. Если у вас есть интересная задача для меня, просто пришлите офер в форме контактов в нижней части страниц, я обязательно отвечу.

Вы можете оставить комментарий

Leave A Comment